Como realizar una videoconferencia con éxito durante la cuarentena

Para todos aquellos que durante estos días necesitan reunirse con clientes, socios o colaboradores de manera virtual, SPC ofrece varios consejos para conseguir una comunicación efectiva

Las salas de estar, los dormitorios y hasta las cocinas se han convertido en los nuevos espacios de trabajo debido al brote de coronavirus.

La recomendación de Sanidad de que se trabaje en casa por el riesgo de contagio ha provocado que un gran número de grandes empresas, pymes y start-ups —en especial la Administración Pública, el sector financiero y el sector educativo— incrementaran sus opciones de teletrabajo. En este sentido, las videoconferencias se han establecido como herramienta clave de comunicación.

Las reuniones cara a cara son la manera más natural y eficaz de comunicarse, pero la videollamada también puede ofrecer ventajas fundamentales: ofrece un gran ahorro al limitar los desplazamientos, flexibilidad horaria, es sencilla de utilizar, admite multitud de dispositivos y genera una experiencia totalmente real. Además, permiten realizar un mejor seguimiento de proyectos entre los trabajadores y da una mayor agilidad en la toma de decisiones.

Las videoconferencias en la nube son idóneas para la situación actual, además de ofrecer un valor añadido: son sencillas de implementar, no necesitan una dirección IP pública, permite crear usuarios por grupos y ofrecen una alta seguridad. El vídeo en la nube proporciona adaptabilidad, seguridad y fiabilidad a través de una interfaz de usuario moderna y consistente no solo en la sala de reuniones, sino también en los dispositivos personales que se utilizan a diario: permite mantener videoconferencias en alta calidad sin límite de duración, compartir archivos, chatear y continuar desarrollando el negocio de forma efectiva.

Para todos aquellos que durante estos días necesitan reunirse con clientes, socios o aliados de manera virtual, SPC For Business, la división de soluciones empresariales de SPC que ofrece en exclusiva en España todas las soluciones de videoconferencia de Yealink, ofrece los siguientes consejos para conseguir una comunicación efectiva:

Contar con una buena calidad de imagen

Para lograr una comunicación óptima, es necesario contar con una imagen que permita distinguir todas las expresiones faciales del interlocutor. Por lo general se necesita contar con una cierta iluminación que permanezca constante a través de la llamada, ya sea con las luces encendidas o con la luz que entra a través de las ventanas.

Para aquellos teletrabajadores cuyo ordenador no dispone de una cámara de calidad, pueden adquirir una con resolución 4K de alta calidad, como la cam UVC30 de Yealink,  para conseguir una imagen con calidad profesional para videoconferencias, streaming o grabación de vídeo.

Utilizar el botón de silencio mientras no se está hablando

Mientras no se esté hablando, o durante una videoconferencia donde no se necesite una interacción continua, silenciar el micrófono puede ser de ayuda: no se escuchará si el usuario está tecleando en el ordenador o si está bebiendo café. También es útil en el caso que se presente una distracción imprevista, como que alguien entre en la sala donde se está realizando la videollamada o que algún ruido genere interferencias.

También es posible contar con accesorios que gestionen las llamadas: el altavoz Bluetooth USB (CP900) de Yealink ofrece la posibilidad de tener vinculado el móvil mientras se escucha música, de forma que si entra una llamada la música se detiene. Se responde fácilmente pulsando una tecla y al finalizar la conversación la música sigue sonando.

Elimina las distracciones

Trabajar desde casa es cómodo, pero al realizar una videollamada hay que eliminar cualquier elemento que pueda interferir en la comunicación. Es necesario estar concentrado al 100%, por lo que hay que evitar tener la televisión encendida, la radio o estar con cualquier tarea del hogar.

Tener una rutina y un horario regular puede ayudar a reducir la procrastinación. Es útil tener en cuenta las horas donde se es más productivo y aquellas donde es más fácil distraerse. Para los que tienen más energía y concentración en las mañanas, pueden utilizar este tiempo para hacer frente a las videollamadas más largas. Y para los que empiezan con lentitud, lo mejor es comenzar el día con un trabajo más fácil y de baja energía para finalizar con aquellas llamadas que requieren más atención.

Realizar pruebas técnicas antes de la reunión

Lo ideal es realizar pruebas siempre antes de las reuniones online: probar el vídeo y el audio y comprobar que se disponen de todos los documentos que se necesitan compartir durante la reunión.

Buena conexión a Internet

La velocidad de conexión es clave a la hora de realizar una llamada por Internet: la mejor opción es tener el dispositivo desde el que se realiza la videollamada conectado al módem a través de cable Ethernet. Si no es posible, una conexión 4G es suficiente, siempre limitando la demanda de otro tipo de aplicaciones y programas del PC para que la videoconferencia discurra con fluidez.

Utiliza aplicaciones como Microsoft Teams o Zoom

Las aplicaciones de videochat también se posicionan como herramientas funcionales para aquellos que se encuentran en cuarentena en sus casas y necesitan comunicarse con su equipo. Una de ellas es Microsoft Teams, una plataforma digital centrada en mejorar el trabajo en equipo de pequeñas y grandes empresas a través de reuniones remotas. Permite una comunicación optimizada en un equipo de trabajo para incrementar la eficiencia de este, ya que permite un intercambio de información mucho más fluido. Una de sus novedades es que soporta el trabajo sin conexión, por lo que permite leer mensajes de chats y escribir respuestas incluso sin tener internet, facilitando el avance en tareas en caso de que haya algún fallo con la conexión a Internet.

Otra aplicación útil para videollamadas es Zoom, que ofrece la posibilidad de realizar reuniones de hasta 40 minutos de duración y hasta 100 invitados de manera gratuita. Está especialmente bien preparada para integrarse dentro de empresas: es muy fácil de usar, ofrece audio y video HD, herramientas de colaboración como compartir pantalla simultáneamente y connotación, y la capacidad de grabar reuniones y generar transcripciones.

SPC For Business, como distribuidor Platinum de Yealink, la empresa especializada en videoconferencias, subraya la importancia de las soluciones y accesorios de videoconferencia como la mejor herramienta para mejorar la comunicación y productividad en los entornos de teletrabajo. Sus dispositivos, como como el teléfono IP de escritorio T46GW One Talk, One Talk CP960 o Yealink T58A, agilizan las reuniones del equipo, fomenta el intercambio de ideas, promueve la creatividad e impulsa la colaboración.

Más información en www.spc.es  y en https://www.spcforbusiness.com/